Etikett: egenföretagare

En intervju med Ritha – en virtuell assistent som finns på riktigt

Att frilansa som virtuell assistent låter väldigt modernt. Vi ställer några frågor till Ritha som gör just det.

Hej Ritha! Virtuell assistent, det låter avancerat. Vad är det mer exakt?

Njae, vet inte om det är särskilt avancerat men däremot kanske det inte är såå vida känt just i Sverige än. 

En VA (Virtuell assistent) är en assistent/koordinator/(chefs)sekreterare/assistent som företaget inte har anställd. På så vis så slipper de en massa utgifter och kan få jobbet gjort billigare och det frigör såklart den viktiga tiden för företaget/kunden, där kunden istället koncentrerar sig på att utveckla och jobba med sinkärnverksamhet. Visst är det smart?!

Hur länge har du drivit eget och vad gjorde du innan?

Jag har ju just startat min firma, än så länge på lite hobbybasis även om tanken är att jag så småningom skall ha detta som mitt heltidsjobb. Och varför jag tror att just jag skall klara detta, är för att jag i över 25 år har jobbat administrativt, i olika roller, högt, lågt och brett. Vilket såklart gett mig en stabil grund att stå på. Jag vet lite om allt och mycket om lite annat brukar jag säga.

Jag har jobbat som receptionist, office administrator, koordinator, assistent, administratör och gruppchef och jobbar dag jobbar som chefssekreterare. Jag har även varit ansvarig för 12 kommuners e-tjänstekortshantering och koordinerat små och stora projekt.

Mina roller har lärt mig allt från inköp, post/lagerhantering, till säkerhet (brand/utrymning), mötesorganisering, leverantörskontakter, växel till planering av ombyggnationer och flyttar av kontor/arkiv/lager. Bland annat. Jag har gjort så mycket så jag måste be dig att fråga mig om jag gjort det och det för att kunna svara på frågan om vad jag kan korrekt ;D.

Hur kom du på att du skulle starta eget som Virtuell Assistent?

Jag har haft tankar om att jobba detta sätt att i några år nu faktiskt men tankarna har inte blommat upp på riktigt förrän ganska nyligen. Nu kände jag att det var dags att börja jobba med det jag älskar, hemifrån, för min skull.

Om du förstår mig rätt. Jag menar då att jag själv får bygga upp mallar och rutiner, göra min egna hemsida, svara på mailen på mitt vis och så vidare och sedan såklart ge absolut bästa servicen till mina kunder. Min passion är helt enkelt att hjälpa andra administrativt. 

Hur har pandemin 2020 påverkat dig? Har du sett ett ökat behov av virtuella tjänster och frilansare?

Mig personligen har inte pandemin påverkat alls men jag tror att just behovet av frilansande virtuella assistenter eller konsulter är större än någonsin. Dels på grund av att inte alla företag kan drivas runt med alla de kostnader som det innebär att faktiskt ha personal anställd som tidigare, och dels på grund av att vi under år 2020 aldrig tidigare skådat en sådan explosion av korssamarbeten och nya vägar att jobba tillsammans. Eller hur?

Därför tror jag på iden om just en VA för att du köper bara tjänsten per timma egentligen, utan att behöva tänka på sociala kostnader, lokalhyror, långa avtal eller försäkringar. 

Hur skiljer sig en VA från t ex bred frilansare som kan göra lite allt möjligt?

Ja, där är det nog så att en frilansare med bredd och en VA är ganska lika tycker jag. En Virtuell assistent kan vara bred (som jag) men många är ju nischade såklart. En VA är ju lite som en frilansare.

Ibland kanske inte en företagare vet exakt vad den behöver hjälp/stöttning/avlastning med och en bred VA kan ju då tipsa om olika uppgifter att avlasta. Är en VA nischad så kan ett företag hugga den erfarenheten direkt om den vet vad den söker.

Hur jobbar du virtuellt för att det ska bli effektivt?

Jag har förberett mycket redan, såsom mallar till kunderna, fakturaunderlag och olika uppdragsbeskrivningar. Jag har en massa erfarenhet som jag lätt kan applicera på olika system som kunden vill att jag skall jobba i. Dessutom finns det faktiskt en del gratisprogram som både jag och säkert en del kunder kan använda eller redan använder. Jag har även en Mac vilket ibland kan kännas bra för kunder, då inte alla ännu använder det. Självklart kan jag applicera det på Officeprogrammen.

Jobbar du bara virtuellt och hemifrån? Hur gör du för att inte bli helt uttråkad på att bara sitta själv?

Jag jobbar hemifrån. Eller från ett fik om det behövs lite omväxling. Det är ju det som är charmen med att jobba som Virtuell assistent: du sitter var du vill och jobbar. Det konstiga med mig är att jag inte blir uttråkad av att jobba ensam =).

De roller jag haft i mitt arbetsliv har nästan alltid varit ensamma, dvs det finns bara en koordinator eller en sekreterare osv. Sen har man ju kollegor runt sig men inte såna som jobbar med exakt samma saker som jag. Därför kan jag acklimatisera mig lätt och jobba ensam eller i grupp.

Hur gör du för att få nya kunder?

Jag försöker mig på mun-till-mun via Facebook, LinkedIn och Instagram till exempel. Letar upp olika communities där likasinnade finns för att försöka lära mig trips och trix. Att leta och lära mig brett, för att sedan plocka ut russinen du vet. Jag har ett ganska stort kontaktnät och skall snart våga mig på att skicka information till dem om att jag finns och vad jag kan hjälpa till med.

Hur ser du på framtiden för frilansare och Virtuella assistenter?

Jag har tilltro. Jag hoppas att jag kan göra mig hörd därute, om den bredd jag har, för att på så vis få kunder att förstå att jag kan hjälpa till med små saker och stora saker, båda lika viktiga. Jag är ju så erfaren så att de uppdrag jag tar på mig går fort att lösa.

Efter 2020 så tror jag att VA och konsulter är här för att stanna. Det gäller bara att göra sig ett namn, kanske nischa sig eller bli känd för att bara helt enkelt lösa problem som uppkommer snabbt och effektivt. Med stort servicehjärta. Vilket är viktigt idag vill jag påstå. Att jobba inom serviceyrket som jag gjort i så många år har gett just mig sådan erfarenhet så jag vet att hög service uppskattar, att man bjuder på liiite extra för att överraska. För min del helt naturligt.

Har du några tips och råd för andra som vill starta eget och börja frilansa?

Våga! Jobba i tysthet länge, sök information på nätet, kontakta andra i samma situation, gör din hemsida snygg och trygg innan du presenterar den. Gör klart dina underlag såsom mallar och annat, så när kunden kommer: Poff! Så kan du bara köra igång.

Har du något mer du vill tillägga?

Jag skulle nog bara vilja säga att jag tycker om när man tänker att vi som VA och konsulter är kollegor, inte konkurrenter. Att våga säga: ”nej det där kan inte jag, men jag vet en som är superduktig på det” och lämna bollen vidare. Det är ju trots allt en kund i andra änden som behöver hjälp. Så då tycker jag att vi ska hjälpa till!

Tack för intervjun Ritha!

Du kan läsa mer om Ritha och vad hon kan göra för dig här www.rithaconsulting.se.

Var hittar du uppdrag som frilansare?

Många som tagit klivet över till ett liv som egenföretagare ställs förr eller senare inför utmaningen att hitta uppdrag. Lediga jobb finns det gott om, men var ska du egentligen börja leta när det är ett frilansuppdrag du är ute efter? Läs gästinlägget av Manuel de Verdier, VD på Brainville.

Jag kan trösta dig med att du inte är ensam. Tvärtom. Oavsett hur junior eller senior du råkar vara just nu så förändras ditt arbetsliv hela tiden och som egenföretagare sedan flera år tillbaka har även jag råkat ut för det mesta. 

Tidsbestämda uppdrag löper ut. Din bästa kundkontakt går vidare till ett nytt företag och hens ersättare föredrar att jobba med någon av sina egna frilanskontakter. Det coola, innovativa bolaget var visst inte så tryggt längre när det visade sig att kassaflödet inte hängde med i svängarna… 

Oavsett vilken situation du råkar befinna dig i just, här nedan har jag sammanställt fem konkreta tips till dig som är ny som frilansare!

1. Våga fråga 

Ja, jag är medveten om att det här tipset kan framstå som banalt, men faktum är att de flesta av oss har oerhört mycket att vinna på att svälja vår stolthet och prestige. Försök därför att släppa taget om vem du var och vilken titel och status du hade innan du blev din egen och kom in i gamet på riktigt. 

Ditt företag är ingen hobby och nu behöver du göra vad som krävs för att du ska gå runt, så våga visa dig sårbar. Våga fråga dina vänner, bekanta, yrkeskontakter, före detta kollegor med flera om det finns någon som behöver hjälp. Eller ännu bättre: om det finns någon som kan tänka sig att hjälpa till och rekommendera dig eller förmedla en kontakt?

2. Sociala medier – för målinriktat sök

Det är 2019, så jag tar mig friheten att krasst utgå ifrån att du som läser redan finns på sociala medier, bombarderas regelbundet med nyhetsbrev och flashar om hur du bygger en framgångsrik närvaro och varumärke på sociala medier et cetera, et cetera. 

Därför vill jag slå ett lite konservativt slag för att pausa från uppdateringshysterin ett tag och istället fokusera på den gamla, hederliga sökfunktionen!  Försök att hitta de hashtaggar som används i just din bransch eller inom din nisch på sociala medier och sök på daglig basis på dessa. Exempelvis på LinkedIn kan du skriva in hashtaggar som #frilans, #frilansuppdrag #nyttjobb #konsult och så vidare i sökrutan och sedan filtrera sökresultatet så att du väljer att endast få upp “innehåll”. Du får då upp inlägg och uppdateringar som andra medlemmar gjort. Här dyker det ofta upp jobbmöjligheter för den som är proaktiv!

Grupper inriktade på jobbsök på både Facebook och LinkedIn är också tacksamt, då du många gånger slipper en del irriterande brus från det övriga flödet – och därmed har lättare att få en översikt av relevant innehåll som postas i gruppen. 

3. Marknadsplatser och konsultmäklare

På en marknadsplats möts köpare och säljare av konsulttjänster: uppdrag annonseras, söks och tillsätts. Simple as that. Till de mest välkända hör amerikanska Upwork, samt Fiverr som är populära att ty sig till, framförallt bland många som är nya som frilansare.

För dig som letar efter kunder och en exponeringsyta på våra nordiska breddgrader, finns även vi på Brainville. Brainville är en helt öppen marknadsplats där du kostnadsfritt kan hitta kunder, konsulter och göra affärer – vi tar ingen marginal på dina intäkter. All kontakt sker också utan onödiga mellanhänder, så du har alltid direktkontakt med din egen kund. 

Konsultförmedlare – eller konsultmäklare som de också kallas – är också ett vanligt inslag på konsult- och frilansmarknaden. Framförallt inom branscher som IT, telekom, teknik och verksamhetsutveckling använder sig gärna köparna av konsultförmedlare för att kontraktera konsulter. Precis som namnet låter antyda agerar en konsultförmedlare mellanhand mellan köparen och säljaren.

När du är ny som frilans kan det vara bra att känna till att det råder viss begreppsförvirring på den här fronten. Exempelvis erbjuder de flesta konsultmäklare någon form av marknadsplats, men du bör då vara medveten om att det – i de flesta fall – då rör sig om en exklusiv marknadsplats för just den konsultmäklaren, d.v.s. den är alltså inte öppen för vem som helst att använda för att annonsera ett ledigt konsultuppdrag.

Givetvis finns det undantag, men givet den rådande konkurrensen mellan de olika konsultmäklarna kan du som frilansare räkna med att det i praktiken inte är någon aktör som skulle annonsera sina lediga uppdrag hos en konkurrent…

Användarvillkor och eventuella avgifter kan skilja sig rejält mellan olika marknadsplatser, så det lönar sig alltid att ta en scanning och jämföra. Får du ett uppdrag via en konsultmäklare bör du också vara beredd på lägre intäkter då det är praxis att dessa tar en viss marginal av affären. 

4. Blogga 

Oavsett vilken bransch du befinner dig i är det oftast en klockren idé att demonstrera dina kunskaper genom att blogga. Du behöver inte nödvändigtvis starta upp en helt egen blogg om du vet med dig att du inte kommer att orka hålla den uppdaterad. Att gästblogga exempelvis för en branschorganisation, förening, tidning eller nischsajt kan vara ett annat sätt att utöka vilka kanaler du syns i och framförallt nå ut till en bredare målgrupp. Dessutom kan du med fördel använda ett lyckat blogginlägg som digitalt arbetsprov, något som ofta efterfrågas i samband med frilansuppdrag. 

Tips: Sajten foretagande.se letar alltid efter duktiga skribenter. Här kan du skriva om din expertis och framförallt nå ut till andra företagare. 

5. Direktkontakt och kreativa idéer

Har du ett favoritföretag eller varumärke som du alltid drömt om att jobba för? Som frilansare har du faktiskt alla chanser i världen att göra just det. Våga ta en direktkontakt. Hör av dig och berätta vad du skulle kunna tillföra företaget och varför det vore en bra idé. 

Glöm gamla myter och idéer om att du måste ha en etablerad kontakt att gå genom. Scanna hemsidan, i de flesta fall hittar du snabbt antingen en allmän info-mejl du kan börja med, alternativ tar du kontakt via press eller hr-funktionen som brukar vara duktiga och snabba på att slussa dig vidare till rätt person eller avdelning. 

Var inte heller rädd för att våga ta kontakt och föreslå en frilanslösning ifall att du ser en jobbannons som verkar intressant. Många arbetsgivare lägger slentrianmässigt ut tjänster som en ordinarie rekrytering. Ibland är det så klart befogat och nödvändigt, men ofta kan det finns möjligheter till andra lösningar också. Det är bara det att ingen påtalat det för arbetsgivaren (än)… Det värsta som kan hända är att du får ett nej, och i bästa fall kanske du t o m får ett ja och ges möjlighet att själv forma din drömroll som frilans. 

Våga vara sårbar, våga tro på dig själv och utmana dig själv att göra X konkreta säljactions varje dag så lovar jag att uppdragen snart löser av varandra. 

Lycka till! 

Manuel de Verdier
vd, Brainville