En intervju med Ritha – en virtuell assistent som finns på riktigt

Att frilansa som virtuell assistent låter väldigt modernt. Vi ställer några frågor till Ritha som gör just det.

Hej Ritha! Virtuell assistent, det låter avancerat. Vad är det mer exakt?

Njae, vet inte om det är särskilt avancerat men däremot kanske det inte är såå vida känt just i Sverige än.

En VA (Virtuell assistent) är en assistent/koordinator/(chefs)sekreterare/assistent som företaget inte har anställd. På så vis så slipper de en massa utgifter och kan få jobbet gjort billigare och det frigör såklart den viktiga tiden för företaget/kunden, där kunden istället koncentrerar sig på att utveckla och jobba med sinkärnverksamhet. Visst är det smart?!

Hur länge har du drivit eget och vad gjorde du innan?

Jag har ju just startat min firma, än så länge på lite hobbybasis även om tanken är att jag så småningom skall ha detta som mitt heltidsjobb. Och varför jag tror att just jag skall klara detta, är för att jag i över 25 år har jobbat administrativt, i olika roller, högt, lågt och brett. Vilket såklart gett mig en stabil grund att stå på. Jag vet lite om allt och mycket om lite annat brukar jag säga.

Jag har jobbat som receptionist, office administrator, koordinator, assistent, administratör och gruppchef och jobbar dag jobbar som chefssekreterare. Jag har även varit ansvarig för 12 kommuners e-tjänstekortshantering och koordinerat små och stora projekt.

Mina roller har lärt mig allt från inköp, post/lagerhantering, till säkerhet (brand/utrymning), mötesorganisering, leverantörskontakter, växel till planering av ombyggnationer och flyttar av kontor/arkiv/lager. Bland annat. Jag har gjort så mycket så jag måste be dig att fråga mig om jag gjort det och det för att kunna svara på frågan om vad jag kan korrekt ;D.

Hur kom du på att du skulle starta eget som Virtuell Assistent?

Jag har haft tankar om att jobba detta sätt att i några år nu faktiskt men tankarna har inte blommat upp på riktigt förrän ganska nyligen. Nu kände jag att det var dags att börja jobba med det jag älskar, hemifrån, för min skull.

Om du förstår mig rätt. Jag menar då att jag själv får bygga upp mallar och rutiner, göra min egna hemsida, svara på mailen på mitt vis och så vidare och sedan såklart ge absolut bästa servicen till mina kunder. Min passion är helt enkelt att hjälpa andra administrativt.

Hur har pandemin 2020 påverkat dig? Har du sett ett ökat behov av virtuella tjänster och frilansare?

Mig personligen har inte pandemin påverkat alls men jag tror att just behovet av frilansande virtuella assistenter eller konsulter är större än någonsin. Dels på grund av att inte alla företag kan drivas runt med alla de kostnader som det innebär att faktiskt ha personal anställd som tidigare, och dels på grund av att vi under år 2020 aldrig tidigare skådat en sådan explosion av korssamarbeten och nya vägar att jobba tillsammans. Eller hur?

Därför tror jag på iden om just en VA för att du köper bara tjänsten per timma egentligen, utan att behöva tänka på sociala kostnader, lokalhyror, långa avtal eller försäkringar.

Hur skiljer sig en VA från t ex bred frilansare som kan göra lite allt möjligt?

Ja, där är det nog så att en frilansare med bredd och en VA är ganska lika tycker jag. En Virtuell assistent kan vara bred (som jag) men många är ju nischade såklart. En VA är ju lite som en frilansare.

Ibland kanske inte en företagare vet exakt vad den behöver hjälp/stöttning/avlastning med och en bred VA kan ju då tipsa om olika uppgifter att avlasta. Är en VA nischad så kan ett företag hugga den erfarenheten direkt om den vet vad den söker.

Hur jobbar du virtuellt för att det ska bli effektivt?

Jag har förberett mycket redan, såsom mallar till kunderna, fakturaunderlag och olika uppdragsbeskrivningar. Jag har en massa erfarenhet som jag lätt kan applicera på olika system som kunden vill att jag skall jobba i. Dessutom finns det faktiskt en del gratisprogram som både jag och säkert en del kunder kan använda eller redan använder. Jag har även en Mac vilket ibland kan kännas bra för kunder, då inte alla ännu använder det. Självklart kan jag applicera det på Officeprogrammen.

Jobbar du bara virtuellt och hemifrån? Hur gör du för att inte bli helt uttråkad på att bara sitta själv?

Jag jobbar hemifrån. Eller från ett fik om det behövs lite omväxling. Det är ju det som är charmen med att jobba som Virtuell assistent: du sitter var du vill och jobbar. Det konstiga med mig är att jag inte blir uttråkad av att jobba ensam =).

De roller jag haft i mitt arbetsliv har nästan alltid varit ensamma, dvs det finns bara en koordinator eller en sekreterare osv. Sen har man ju kollegor runt sig men inte såna som jobbar med exakt samma saker som jag. Därför kan jag acklimatisera mig lätt och jobba ensam eller i grupp.

Hur gör du för att få nya kunder?

Jag försöker mig på mun-till-mun via Facebook, LinkedIn och Instagram till exempel. Letar upp olika communities där likasinnade finns för att försöka lära mig trips och trix. Att leta och lära mig brett, för att sedan plocka ut russinen du vet. Jag har ett ganska stort kontaktnät och skall snart våga mig på att skicka information till dem om att jag finns och vad jag kan hjälpa till med.

Hur ser du på framtiden för frilansare och Virtuella assistenter?

Jag har tilltro. Jag hoppas att jag kan göra mig hörd därute, om den bredd jag har, för att på så vis få kunder att förstå att jag kan hjälpa till med små saker och stora saker, båda lika viktiga. Jag är ju så erfaren så att de uppdrag jag tar på mig går fort att lösa.

Efter 2020 så tror jag att VA och konsulter är här för att stanna. Det gäller bara att göra sig ett namn, kanske nischa sig eller bli känd för att bara helt enkelt lösa problem som uppkommer snabbt och effektivt. Med stort servicehjärta. Vilket är viktigt idag vill jag påstå. Att jobba inom serviceyrket som jag gjort i så många år har gett just mig sådan erfarenhet så jag vet att hög service uppskattar, att man bjuder på liiite extra för att överraska. För min del helt naturligt.

Har du några tips och råd för andra som vill starta eget och börja frilansa?

Våga! Jobba i tysthet länge, sök information på nätet, kontakta andra i samma situation, gör din hemsida snygg och trygg innan du presenterar den. Gör klart dina underlag såsom mallar och annat, så när kunden kommer: Poff! Så kan du bara köra igång.

Har du något mer du vill tillägga?

Jag skulle nog bara vilja säga att jag tycker om när man tänker att vi som VA och konsulter är kollegor, inte konkurrenter. Att våga säga: ”nej det där kan inte jag, men jag vet en som är superduktig på det” och lämna bollen vidare. Det är ju trots allt en kund i andra änden som behöver hjälp. Så då tycker jag att vi ska hjälpa till!

Tack för intervjun Ritha!

Du kan läsa mer om Ritha och vad hon kan göra för dig här www.rithaconsulting.se.